KSeF w ERP: e-faktury sprzedażowe i zakupowe

Faktury sprzedaży trafiają do KSeF automatycznie przy księgowaniu, także gdy system jest chwilowo niedostępny. Faktury zakupowe są pobierane automatycznie i od razu przechodzą do weryfikacji, akceptacji i księgowania.

Umów prezentację

Co KSeF oznacza dla firm w Polsce i jak obsługuje go CRQM

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to państwowa platforma faktur elektronicznych. Od 1 lutego 2026 r. czynni podatnicy VAT w Polsce otrzymują faktury za pośrednictwem KSeF. Wystawiać je w KSeF muszą od 1 lutego 2026 r. firmy, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł, a pozostałe od 1 kwietnia 2026 r. Faktura to ustrukturyzowany plik XML w formacie FA(3), któremu KSeF nadaje własny numer. Sankcje mają obowiązywać od 1 stycznia 2027 r.

Dla księgowości oznacza to: każda faktura sprzedaży musi prawidłowo trafić do KSeF, także gdy system jest niedostępny. A każda faktura zakupowa przychodzi jako XML, który trzeba sprawdzić, zaakceptować i zaksięgować.

CRQM obsługuje oba kierunki bezpośrednio w ERP, bez dodatkowego programu. Faktury i faktury korygujące polskich oddziałów trafiają do KSeF automatycznie przy księgowaniu. Faktury zakupowe są pobierane automatycznie, przypisywane do dostawcy i przechodzą przez ten sam obieg akceptacji co każda inna faktura. Numer KSeF trafia aż do pliku JPK_V7M.

Faktury zakupowe: od KSeF do księgowania

Sześć kroków, bez przepisywania faktur.

1

Automatyczne pobieranie

CRQM regularnie pobiera nowe faktury zakupowe z KSeF, odczytuje plik XML FA(3) i go archiwizuje. Osoby odpowiedzialne w danym oddziale otrzymują powiadomienie.
2

Przypisanie dostawcy po NIP

Faktura jest przypisywana do dostawcy na podstawie NIP, równolegle działa weryfikacja na białej liście podatników VAT. Nowego dostawcę zakłada się jednym kliknięciem, z danymi z faktury.
3

Podgląd faktury

Z pliku XML powstaje czytelny PDF dostępny bezpośrednio z listy faktur przychodzących, z linkiem do urzędowej weryfikacji. Każda faktura ma swój status, duplikaty są rozpoznawane.
4

Akceptacja jednym kliknięciem

Przycisk «Uruchom obieg» zakłada dokument z plikiem PDF i XML w systemie zarządzania dokumentami i przekazuje go od razu do weryfikacji.
5

Weryfikacja i dekretacja

Dekretacja na dokumencie z odniesieniem do zamówienia i przyjęcia towaru, centrum kosztów i kodu podatkowego. Kurs NBP i mechanizm podzielonej płatności (MPP) są w nagłówku faktury.
6

Księgowanie z numerem KSeF

Zakończenie obiegu tworzy fakturę zakupową ze wszystkimi pozycjami dla księgowości. Numer KSeF zostaje powiązany, a faktura oznaczona jako zaimportowana.

Faktury sprzedaży, tryb offline i potwierdzenia

Wysyłka przy księgowaniu

Faktury i faktury korygujące polskich oddziałów dla polskich klientów trafiają do KSeF automatycznie przy księgowaniu. Aktywacja, data startu i dane dostępowe są ustawiane dla każdego oddziału.

Pełna struktura FA(3)

Faktura ustrukturyzowana powstaje z dokumentu sprzedaży, z oznaczeniami GTU, odwrotnym obciążeniem i fakturami korygującymi z odniesieniem do faktury pierwotnej. Przed wysyłką XML jest sprawdzany ze schematem.

Tryb offline z dosłaniem

Gdy KSeF jest niedostępny, faktura jest wystawiana z kodem QR trybu offline i trafia do kolejki. CRQM dosyła ją automatycznie w ustawowym terminie.

UPO, numer KSeF i kod QR

Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) jest pobierane i archiwizowane. Numer KSeF i kod QR do weryfikacji znajdują się na PDF faktury, który automatycznie trafia do zamówienia.

Status na dokumencie i lista KSeF

Każda faktura pokazuje swój status: oczekuje, wysłana, potwierdzona, offline lub błąd, ze szczegółami błędu i ponowną wysyłką. Osobna lista filtruje wszystkie faktury KSeF według statusu.

Numer KSeF w JPK_V7M

Eksport JPK_V7M w formacie XML i CSV zawiera numer KSeF każdej faktury i oznacza faktury bez numeru KSeF.

Najczęstsze pytania o KSeF

Od kiedy obowiązuje KSeF?

Czynni podatnicy VAT w Polsce otrzymują faktury przez KSeF od 1 lutego 2026 r. Wystawiać je w KSeF muszą od 1 lutego 2026 r. firmy, których sprzedaż w 2024 r. wraz z podatkiem przekroczyła 200 mln zł, a pozostałe od 1 kwietnia 2026 r. Podatnicy, u których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, mają czas do końca 2026 r. Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności są wyłączone. Sankcje mają obowiązywać od 1 stycznia 2027 r.

Czy musimy sami wysyłać faktury do KSeF?

Nie. Faktury i faktury korygujące polskich oddziałów dla polskich klientów trafiają do KSeF automatycznie przy księgowaniu. Status widzą Państwo bezpośrednio na dokumencie. UPO jest archiwizowane, a numer KSeF i kod QR znajdują się na PDF faktury.

Co się dzieje, gdy KSeF jest niedostępny?

Faktura jest mimo to wystawiana, z kodem QR trybu offline, i trafia do kolejki. CRQM na bieżąco sprawdza stan systemu i automatycznie dosyła faktury w ustawowym terminie. PDF faktury także w tym przypadku trafia do zamówienia.

Jak faktury zakupowe z KSeF trafiają do CRQM?

CRQM pobiera je automatycznie i regularnie, przypisuje do dostawcy po NIP i tworzy z pliku XML dokument PDF. Z listy faktur przychodzących uruchamiają Państwo obieg akceptacji jednym kliknięciem. Powstaje z tego dokument w DMS i faktura zakupowa ze wszystkimi pozycjami, bez ręcznego wprowadzania.

Co z fakturą od nieznanego dostawcy?

Jedno kliknięcie otwiera formularz dostawcy wypełniony krajem, NIP, nazwą i adresem z faktury. Zapytanie do rejestru przedsiębiorców uzupełnia pozostałe dane, a kontrola duplikatów ostrzega przed istniejącymi kontami z tym samym NIP. Po zapisaniu dostawca jest przypisany do faktury. Weryfikacja na białej liście ostrzega przy nieprawidłowym statusie podatnika.

Czy obok CRQM potrzebujemy osobnego programu do KSeF?

Nie. KSeF jest wbudowany w sprzedaż, zakupy, zarządzanie dokumentami i księgowość. Numer KSeF każdej faktury trafia do eksportu JPK_V7M, a mechanizm podzielonej płatności i kursy NBP są obsługiwane w tym samym systemie.

Centrala jest w Szwajcarii, a spółka w Polsce. Czy to działa w jednym systemie?

Tak. Polska spółka pracuje z KSeF, JPK_V7M i kursami NBP w tym samym systemie co spółka szwajcarska z QR-fakturą i rozliczeniem ESTV, z jednym logowaniem. Więcej na stronie Szwajcaria i Polska w jednym systemie.

KSeF w ERP, nie w dodatkowym programie

Podczas prezentacji pokażemy, jak w CRQM faktura jest wystawiana, wysyłana do KSeF, odbierana, akceptowana i księgowana.