KSeF im ERP: polnische E-Rechnungen ein- und ausgehend

Verkaufsrechnungen gehen beim Buchen automatisch an KSeF, auch wenn die Plattform gerade nicht erreichbar ist. Eingangsrechnungen kommen automatisch herein und laufen direkt in Prüfung, Freigabe und Buchung.

Demo-Termin vereinbaren

Was KSeF für Firmen in Polen bedeutet und wie CRQM es abbildet

Das Krajowy System e-Faktur (KSeF) ist die staatliche E-Rechnungs-Plattform Polens. Seit dem 1. Februar 2026 empfangen umsatzsteuerpflichtige Unternehmen in Polen ihre Rechnungen über KSeF. Ausstellen müssen sie ihre Rechnungen dort seit dem 1. Februar 2026, wenn ihr Umsatz 2024 über 200 Mio. PLN lag, alle übrigen seit dem 1. April 2026. Die Rechnung ist ein strukturiertes XML im Format FA(3) und erhält von KSeF eine eigene Nummer. Sanktionen sind ab dem 1. Januar 2027 vorgesehen.

Für die Buchhaltung heisst das: Jede Ausgangsrechnung muss sauber an KSeF gehen, auch wenn die Plattform nicht erreichbar ist. Und jede Eingangsrechnung liegt als XML bereit, das geprüft, freigegeben und gebucht werden will.

CRQM erledigt beides im ERP selbst, ohne Zusatzprogramm. Rechnungen und Gutschriften polnischer Standorte gehen beim Buchen automatisch an KSeF. Eingangsrechnungen werden automatisch abgeholt, dem Lieferanten zugeordnet und laufen durch denselben Freigabe-Workflow wie jede andere Rechnung. Die KSeF-Nummer reicht bis in die JPK_V7M-Datei.

Eingangsrechnungen: von KSeF bis zur Buchung

Sechs Schritte, ohne dass eine Rechnung abgetippt wird.

1

Automatisch abholen

CRQM holt neue Eingangsrechnungen regelmässig von KSeF ab, liest das FA(3)-XML und archiviert es. Die zuständigen Personen je Standort werden benachrichtigt.
2

Lieferant über die NIP zuordnen

Die Rechnung wird über die Steuernummer dem Lieferanten zugeordnet, die Whitelist-Prüfung läuft mit. Unbekannte Lieferanten legen Sie per Klick an, vorbefüllt aus der Rechnung.
3

Rechnung ansehen

Aus dem XML entsteht ein lesbares PDF, direkt aus der Eingangsliste abrufbar, mit Prüf-Link zur amtlichen Verifikation. Jede Rechnung zeigt ihren Status, Duplikate werden erkannt.
4

Freigabe per Klick starten

Der Knopf «Workflow starten» legt das Dokument mit PDF und XML im Dokumentenmanagement an und übergibt es direkt an die Belegprüfung.
5

Prüfen und kontieren

Kontierung am Beleg mit Bestell- und Wareneingangsbezug, Kostenstelle und Steuercode. NBP-Wechselkurs und Split Payment (MPP) sind im Rechnungskopf abgebildet.
6

Buchen mit KSeF-Bezug

Der Abschluss erzeugt die Einkaufsrechnung mit allen Positionen für die Finanzbuchhaltung. Die KSeF-Referenz wird verknüpft, die Rechnung gilt als importiert.

Ausgangsrechnungen, Offline-Modus und Nachweise

Versand beim Buchen

Rechnungen und Gutschriften polnischer Standorte an polnische Kunden gehen beim Buchen automatisch an KSeF. Aktivierung, Stichtag und Zugangsdaten sind je Standort eingerichtet.

FA(3) vollständig

Die strukturierte Rechnung entsteht aus dem Verkaufsbeleg, mit GTU-Codes, Reverse-Charge-Kennzeichnung und Korrekturrechnungen mit Bezug auf die Ursprungsrechnung. Das XML wird vor dem Versand gegen das Schema geprüft.

Offline-Modus mit Nachreichung

Ist KSeF nicht erreichbar, wird die Rechnung mit Offline-QR-Code ausgestellt und in eine Warteschlange gestellt. CRQM reicht sie automatisch innerhalb der gesetzlichen Frist nach.

UPO, KSeF-Nummer und QR-Code

Die amtliche Empfangsbestätigung (UPO) wird abgeholt und abgelegt. KSeF-Nummer und Verifikations-QR-Code stehen auf dem Rechnungs-PDF, das automatisch am Auftrag liegt.

Status am Beleg und KSeF-Liste

Jede Rechnung zeigt ihren Status: ausstehend, gesendet, bestätigt, offline oder Fehler, mit Fehlerdetails und erneutem Versand. Eine eigene Liste filtert alle KSeF-Rechnungen nach Status.

KSeF-Nummer im JPK_V7M

Der JPK_V7M-Export als XML und CSV weist die KSeF-Nummer je Rechnung aus und kennzeichnet Rechnungen ohne KSeF-Nummer.

Häufige Fragen zu KSeF

Ab wann gilt die KSeF-Pflicht?

Rechnungen empfangen umsatzsteuerpflichtige Unternehmen in Polen seit dem 1. Februar 2026 über KSeF. Ausstellen müssen sie ihre Rechnungen dort seit dem 1. Februar 2026, wenn der Umsatz 2024 inklusive Steuer über 200 Mio. PLN lag, alle übrigen seit dem 1. April 2026. Wer monatlich höchstens 10'000 PLN brutto in Rechnung stellt, hat dafür bis Ende 2026 Zeit. Rechnungen an Privatpersonen sind ausgenommen. Sanktionen sind ab dem 1. Januar 2027 vorgesehen.

Müssen wir Rechnungen selbst an KSeF senden?

Nein. Rechnungen und Gutschriften polnischer Standorte an polnische Kunden gehen beim Buchen automatisch an KSeF. Den Status sehen Sie direkt am Beleg. Die amtliche Empfangsbestätigung (UPO) wird abgelegt, KSeF-Nummer und QR-Code stehen auf dem Rechnungs-PDF.

Was passiert, wenn KSeF nicht erreichbar ist?

Die Rechnung wird trotzdem ausgestellt, mit Offline-QR-Code, und kommt in eine Warteschlange. CRQM prüft den Zustand der Plattform laufend und reicht die Rechnungen automatisch innerhalb der gesetzlichen Frist nach. Das Rechnungs-PDF liegt auch in diesem Fall am Auftrag.

Wie kommen Eingangsrechnungen aus KSeF in CRQM?

CRQM holt sie automatisch und regelmässig ab, ordnet sie über die NIP dem Lieferanten zu und erzeugt aus dem XML ein PDF. In der Eingangsliste starten Sie per Klick den Freigabe-Workflow. Daraus entstehen das Dokument im DMS und die Einkaufsrechnung mit allen Positionen, ohne manuelle Erfassung.

Was geschieht bei einer Rechnung von einem unbekannten Lieferanten?

Ein Klick öffnet das Lieferantenformular, vorbefüllt mit Land, NIP, Name und Adresse aus der Rechnung. Die Abfrage des polnischen Firmenregisters ergänzt die übrigen Stammdaten, eine Duplikat-Prüfung warnt vor bestehenden Konten mit derselben NIP. Nach dem Speichern ist der Lieferant der Rechnung zugeordnet. Die Whitelist-Prüfung warnt bei auffälligem Steuerstatus.

Brauchen wir neben CRQM ein eigenes KSeF-Programm?

Nein. KSeF ist in Verkauf, Einkauf, Dokumentenmanagement und Finanzbuchhaltung eingebaut. Die KSeF-Nummer jeder Rechnung erscheint im JPK_V7M-Export, Split Payment und NBP-Kurse sind im selben System abgebildet.

Wir haben den Hauptsitz in der Schweiz und eine Firma in Polen. Geht das in einem System?

Ja. Die polnische Firma arbeitet mit KSeF, JPK_V7M und NBP-Kursen im selben System wie die Schweizer Firma mit QR-Rechnung und ESTV-Abrechnung, mit einem Login. Mehr dazu auf der Seite Schweiz und Polen in einem System.

KSeF im ERP statt im Zusatzprogramm

Wir zeigen Ihnen in einer Demo, wie eine polnische Rechnung in CRQM ausgestellt, an KSeF übermittelt, empfangen, freigegeben und gebucht wird.