Zakupy i zobowiązania
Od zamówienia do pliku płatności, bez podwójnego wprowadzania i bez luk w ścieżce audytu.
Moduł zakupów prowadzi zamówienia, umowy ramowe, propozycje zapotrzebowania i monity dostaw oraz łączy je z przyjęciem towaru, fakturą zakupu i księgowością finansową. Faktury przychodzące trafiają ręcznie, z DMS, z polskiej platformy KSeF lub jako przekazanie intercompany, przechodzą workflow zatwierdzania i są księgowane w uzgodnieniu trójstronnym. Pozycje otwarte, skonto, rozliczenie i biegi płatności w formacie pain.001 zamykają proces zobowiązań.
Proces zakupowy w CRQM sięga od założenia zamówienia, przez wysyłkę e-mailem do dostawcy, po śledzenie dostaw dla każdej pozycji. Rodzaje zamówień i serie numeracji są dowolnie konfigurowalne, umowy ramowe generują odwołania jednym kliknięciem, a macierz cen zakupu automatycznie ustala ceny progowe według dostawcy i lokalizacji. Propozycje zapotrzebowania powstają z bieżących zleceń produkcyjnych i stanów minimalnych; przeterminowane zamówienia są monitowane biegiem monitów.
Faktura przychodząca zamyka łańcuch dokumentów: zamówienie, przyjęcie towaru, faktura. Przyjęcie towaru księguje na konto rozliczeniowe «przyjęcie towaru bez faktury», faktura rozlicza dokładnie to konto i przeszacowuje pozycję magazynową do faktycznej ceny nabycia. Jeśli towar został już zużyty, system automatycznie rozdziela przeszacowanie magazynu od korekty kosztów.
Każda zmiana pozycji otwartych przechodzi przez centralną bramkę zapisu i jest utrwalana w kompletnym dzienniku zmian. Stan zobowiązań na dowolny dzień można z niego odtworzyć w sposób powtarzalny, a raport uzgodnienia porównuje księgę pomocniczą z kontem zbiorczym zobowiązań.
Funkcje w skrócie
-
Zamówienia i umowy ramoweKonfigurowalne rodzaje zamówień, odwołania po stałej cenie ramowej, PDF zamówienia i e-mail w języku dostawcy.
-
Propozycje zapotrzebowania i monity dostawZapotrzebowanie ze zleceń produkcyjnych i stanów minimalnych; przeterminowane zamówienia monitowane e-mailem.
-
Uzgodnienie trójstronne z kontem GR/IRKażda pozycja faktury zna zamówienie i przyjęcie towaru; pozycje magazynowe przeszacowane do faktycznej ceny nabycia.
-
Workflow zatwierdzania z dekretacją na dokumencieFaktury z DMS, KSeF lub intercompany przechodzą konfigurowalną kontrolę dokumentów i są przekazywane automatycznie.
-
Pozycje otwarte, skonto i rozliczenieDwa stopnie skonta na pozycję, rozliczenie z korektami, różnice kursowe księgowane automatycznie.
-
Propozycje płatności i pain.001Biegi płatności z optymalizacją skonta jako plik ISO 20022: referencja QR, SCOR, IBAN, SEPA i płatności zagraniczne.
Wyróżniki
Co odróżnia ten moduł od typowych rozwiązań dla MŚP
Logika GR/IR odporna na migrację
Rozliczenie faktury zawsze księguje zwrotnie dokładnie to konto, którego faktycznie użyło dane przyjęcie towaru. Zmiana systemu nie wymaga zatem dnia granicznego ani migracji danych historycznych.
Dziennik zmian i odtworzenie stanu na dzień
Każda zmiana pozycji otwartych jest zapisywana wyłącznie przyrostowo z saldem przed i po, różnicą pól, użytkownikiem i datą skutku. Stan na dowolny dzień jest odtwarzany bezpośrednio z dziennika, niezależnie od późniejszych zmian.
Uzgodnienie księgi pomocniczej z księgą główną
Raport uzgodnienia na dzień porównuje pozycje otwarte zobowiązań z saldem konta zbiorczego, z wyłączeniem konta rozliczeniowego przyjęć towaru. Cotygodniowa kontrola spójności zgłasza odchylenia e-mailem.
Faktury przychodzące KSeF z zakładaniem dostawcy
Polskie e-faktury są pobierane automatycznie, przypisywane do dostawcy po NIP i prezentowane jako PDF. Nieznanych dostawców zakładają Państwo bezpośrednio z faktury; rejestr przedsiębiorców uzupełnia dane podstawowe.
Ochrona rejestracji podatkowej
Jeśli lokalizacja posiada kilka rejestracji VAT, CRQM sprawdza przy księgowaniu, czy faktura i zamówienie mają tę samą firmę VAT. Odchylenia pojawiają się w workflow zatwierdzania jako baner i blokują księgowanie.
Różnica ceny zakupu przy częściowym zużyciu
Jeśli cena z faktury odbiega od oczekiwanej ceny nabycia, pozostała ilość w magazynie jest przeszacowywana, a ilość już zużyta księgowana jako korekta kosztów. Koszty dodatkowe, np. fracht, można rozłożyć proporcjonalnie na artykuły.
Intercompany bez podwójnego wprowadzania
Zafakturowana faktura sprzedaży jednej lokalizacji jest jednym kliknięciem przekazywana do kontroli dokumentów drugiej, wraz z danymi nagłówka, pozycjami, PDF i proponowanymi odniesieniami do zamówień. Zasada czterech oczu zostaje zachowana, praca ręczna odpada.
Poziomy poufności dokumentów zakupu
Wrażliwe dokumenty zakupu można ukryć przed nieuprawnionymi użytkownikami przez uprawnienie przypisane do lokalizacji i poziomy widoczności, zsynchronizowane aż do pozycji otwartych.
Często zadawane pytania
Jak CRQM obsługuje faktury odbiegające od przyjęcia towaru?
Każda pozycja faktury jest powiązana z pozycją zamówienia i księgowaniem przyjęcia towaru. Przy księgowaniu przyjęcie towaru jest wyksięgowywane i ponownie księgowane z faktycznymi wartościami z faktury; pozycja magazynowa otrzymuje faktyczną cenę nabycia. Jeśli część towaru została już zużyta, system automatycznie księguje różnicę ceny dla tej ilości jako różnicę ceny zakupu. Kilka faktur do jednego przyjęcia i kilka przyjęć do jednego zamówienia są śledzone ilościowo.
Czy możemy bezpośrednio przetwarzać polskie e-faktury (KSeF)?
Tak. CRQM pobiera faktury przychodzące z platformy KSeF zadaniem cron, przypisuje je do dostawcy po NIP i generuje z XML FA(3) obraz PDF. Z kolejki przychodzącej uruchamiają Państwo jednym kliknięciem workflow zatwierdzania; referencja KSeF jest przenoszona aż do faktury zakupu. Kurs NBP i mechanizm podzielonej płatności (MPP) są odwzorowane w nagłówku faktury.
Jak powstają biegi płatności i jak trafiają do banku?
Propozycja płatności wykazuje wymagalne zobowiązania na wybrany termin płatności, opcjonalnie z optymalizacją skonta wraz z dniami tolerancji. Zaplanowane płatności pojawiają się na liście płatności z danymi bankowymi każdej faktury i ostrzeżeniem o saldzie przy otwartych korektach. Na tej podstawie CRQM generuje plik pain.001 według szwajcarskiego standardu ISO 20022 z referencją QR, SCOR, IBAN, SEPA lub płatnością zagraniczną; referencje i dane bankowe są wcześniej walidowane.
Zobacz moduł na Państwa własnych procesach
W 30 minut, online lub na miejscu, pokażemy, jak CRQM odwzorowuje Państwa procesy bez przerw medialnych.
Umów prezentację