Einkauf & Kreditoren
Von der Bestellung bis zur Zahlungsdatei, ohne Doppelerfassung und ohne Lücke im Nachweis.
Das Einkaufsmodul führt Bestellungen, Rahmenverträge, Bedarfsvorschläge und Liefermahnungen und verbindet sie mit Wareneingang, Eingangsrechnung und Finanzbuchhaltung. Eingangsrechnungen kommen manuell, aus dem DMS, aus der polnischen KSeF-Plattform oder als Intercompany-Übergabe, durchlaufen den Freigabe-Workflow und werden im 3-Wege-Abgleich gebucht. Offene Posten, Skonto, Verrechnung und Zahlläufe als pain.001 schliessen den Kreditorenprozess ab.
Der Bestellprozess in CRQM reicht von der Anlage über den E-Mail-Versand an den Lieferanten bis zur Lieferverfolgung je Position. Bestellarten und Nummernserien sind frei konfigurierbar, Rahmenverträge erzeugen Abrufe per Klick, und die Einkaufspreis-Matrix löst Staffelpreise nach Lieferant und Standort automatisch auf. Bedarfsvorschläge entstehen aus laufenden Produktionsaufträgen und Mindestbeständen; überfällige Bestellungen werden per Mahnlauf angemahnt.
Die Eingangsrechnung schliesst die Belegkette Bestellung, Wareneingang, Rechnung. Der Wareneingang bucht gegen ein Verrechnungskonto «Wareneingang ohne Rechnung», die Rechnung gleicht genau dieses Konto aus und bewertet den Lagerposten auf den effektiven Einstandspreis um. Wurde Ware bereits verbraucht, trennt das System automatisch zwischen Lager-Nachbewertung und Aufwandskorrektur.
Jede Änderung an offenen Posten läuft durch einen zentralen Schreib-Gateway und wird in einem lückenlosen Mutations-Log festgehalten. Der Stand der Kreditoren zu jedem Stichtag lässt sich daraus reproduzierbar rekonstruieren, und ein Abstimmbericht gleicht das Nebenbuch gegen das Kreditoren-Sammelkonto ab.
Funktionen im Überblick
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Bestellungen und RahmenverträgeKonfigurierbare Bestellarten, Abrufe mit fixem Rahmenpreis, Bestell-PDF und E-Mail in der Sprache des Lieferanten.
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Bedarfsvorschläge und LiefermahnungenBedarf aus Produktionsaufträgen und Mindestbeständen; überfällige Bestellungen werden je Lieferant per E-Mail gemahnt.
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3-Wege-Abgleich mit GR/IR-KontoJede Rechnungsposition kennt Bestellung und Wareneingang; Lagerposten werden auf den effektiven Preis umbewertet.
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Freigabe-Workflow mit Kontierung am BelegRechnungen aus DMS, KSeF oder Intercompany durchlaufen die Belegprüfung; der ERP-Beleg entsteht automatisch daraus.
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Offene Posten, Skonto und VerrechnungZwei Skontostufen je Posten, Verrechnung gegen Gutschriften, Kursgewinne und -verluste automatisch gebucht.
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Zahlungsvorschläge und pain.001Skonto-optimierte Zahlläufe als ISO-20022-Datei: QR-Referenz, SCOR, IBAN, SEPA und Auslandszahlungen.
Besonderheiten
Was dieses Modul von üblichen KMU-Lösungen unterscheidet
Übergangssichere GR/IR-Logik
Das Rechnungs-Clearing bucht immer genau das Konto zurück, das der jeweilige Wareneingang tatsächlich verwendet hat. Eine Systemumstellung braucht deshalb keinen Stichtag und keine Altdaten-Migration.
Mutations-Log und stichtagsgenauer Replay
Jede Änderung an offenen Posten wird append-only mit Vorher-/Nachher-Restbetrag, Feld-Diff, Benutzer und Wirkungsdatum protokolliert. Der Stand zu jedem Stichtag wird direkt aus dem Log rekonstruiert, unabhängig von späteren Änderungen.
Nebenbuch-Hauptbuch-Abstimmung
Ein Abstimmbericht je Stichtag gleicht die Kreditoren-Offenposten gegen den Saldo des Sammelkontos ab, inklusive Herausrechnung des Wareneingangs-Verrechnungskontos. Ein wöchentlicher Konsistenz-Check meldet Abweichungen per E-Mail.
KSeF-Eingangsrechnungen mit Lieferanten-Neuanlage
Polnische E-Rechnungen werden automatisch abgeholt, per NIP dem Lieferanten zugeordnet und als PDF dargestellt. Unbekannte Lieferanten legen Sie direkt aus der Rechnung an; das Firmenregister ergänzt die Stammdaten.
Schutz der Steuerregistrierung
Führt ein Standort mehrere MWST-Registrierungen, prüft CRQM beim Buchen, dass Rechnung und Bestellung dieselbe MWST-Firma tragen. Abweichungen erscheinen im Freigabe-Workflow als Banner und blockieren die Buchung.
Einkaufspreisdifferenz bei Teilverbrauch
Weicht der Rechnungspreis vom erwarteten Einstandspreis ab, wird die Restmenge im Lager nachbewertet und die bereits verbrauchte Menge als Aufwandskorrektur gebucht. Nebenkosten wie Fracht lassen sich anteilig auf die Artikel umlegen.
Intercompany ohne Doppelerfassung
Die fakturierte Verkaufsrechnung des einen Standorts wird per Klick an die Belegprüfung des anderen übergeben, mit Kopfdaten, Positionen, PDF und vorgeschlagenen Bestellbezügen. Das Vier-Augen-Prinzip bleibt erhalten, die Tipparbeit entfällt.
Vertraulichkeitsstufen für Einkaufsbelege
Sensible Einkaufsbelege lassen sich über ein standortbezogenes Recht und Sichtbarkeits-Level vor unberechtigten Nutzern verbergen, synchronisiert bis in die offenen Posten.
Häufige Fragen
Wie geht CRQM mit Rechnungen um, die vom Wareneingang abweichen?
Jede Rechnungsposition ist mit ihrer Bestellposition und ihrer Wareneingangsbuchung verknüpft. Beim Buchen wird der Wareneingang ausgebucht und mit den tatsächlichen Rechnungswerten neu eingebucht; der Lagerposten erhält den effektiven Einstandspreis. Wurde ein Teil der Ware bereits verbraucht, bucht das System die Preisdifferenz für diese Menge automatisch als Einkaufspreisdifferenz. Mehrere Rechnungen pro Wareneingang und mehrere Wareneingänge pro Bestellung werden mengengenau nachgehalten.
Können wir polnische E-Rechnungen (KSeF) direkt verarbeiten?
Ja. CRQM holt Eingangsrechnungen per Cronjob von der KSeF-Plattform ab, ordnet sie über die NIP dem Lieferanten zu und erzeugt aus dem FA(3)-XML ein PDF-Abbild. Aus der Eingangs-Queue starten Sie per Klick den Freigabe-Workflow; die KSeF-Referenz wird bis in die Einkaufsrechnung durchgereicht. NBP-Wechselkurs und Split Payment (MPP) sind im Rechnungskopf abgebildet.
Wie entstehen Zahlläufe und wie kommen sie zur Bank?
Der Zahlungsvorschlag listet fällige Verbindlichkeiten zum gewählten Zahltermin, wahlweise mit Skonto-Optimierung inklusive Toleranztagen. Eingeplante Zahlungen erscheinen in der Zahlungsliste mit Bankdaten je Rechnung und Guthaben-Hinweis bei offenen Gutschriften. Daraus erzeugt CRQM eine pain.001-Datei nach Schweizer ISO-20022-Standard mit QR-Referenz, SCOR, IBAN, SEPA oder Auslandszahlung; Referenzen und Bankdaten werden vorher validiert.
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